Der Unterschied zwischen beiden Protokollen ist folgender:
- Bei IMAP wird das Postfach serverseitig verwaltet. Unterordner werden dort erzeugt, deren Inhalte werden zwischen allen verbundenen Clients synchronisiert
- Bei POP3 wird das Postfach clientseitig verwaltet. Der übliche Vorgang ist, dass eine neu eingegangene Mail vom Client abgeholt und im Anschluss auf dem Server gelöscht wird. Die meisten Mailclients mildern das ein wenig ab, indem sie standardmäßig die Löschung erst nach einer einstellbaren Anzahl Tage vornehmen („Mail für X Tage auf dem Server belassen“). Unterordner des Posteingangs existieren nur clientseitig
Überlicherweise verwenden sie IMAP, dadurch erreichen sie im Standardszenario, in dem sie mit verschiedenen Geräten (Outlook am Bürorechner, ihr Mobiltelefon und der iMac zuhause) auf das gleiche Postfach zugreifen, eine für alle Clients konsistente Sicht auf das Postfach. Was sie am Mobiltelefon versandt haben, taucht auch im Outlook unter „Gesendete Objekte auf.
In manchen Fällen ist jedoch POP3 die Methode der Wahl.
- Sie nutzen das gleiche Postfach mit mehreren Benutzern
Die Synchronisierung kann hier hinderlich sein, Benutzer A löscht eine Nachricht im Posteingang weil sie ihn nicht interessiert, für Benutzer B wäre die gleiche Nachricht aber wichtig gewesen. Wenn sie clientseitig überall POP3 mit einem ausreichend großen Überlappungszeitraum einstellen, erhalten beide Benutzer zuverlässig die Nachricht - Ihr Postfach erhält regelmäßig oder ausschließlich viele große Nachrichten, beispielsweise Logdateien mit Anhang
Die Kapazität des Serverpostfachs kann hier bei Verwendung von IMAP schnell erschöpft sein. Mit POP3 können sie das umgehen, die Speicherkapazität ist nur durch den freien Speicher auf ihrem Client begrenzt.
Was sie in jedem Fall vermeiden sollten, ist die gleichzeitige Verwendung von POP3 und IMAP auf verschiedenen Clients für das gleiche Postfach. Hier sind zwangsläufig Probleme (insbesondere verschwundene Mails) zu erwarten.
Wenn sie andersherum verschiedene Postfächer auf dem gleichen Client gemischt mit POP3 und IMAP verwenden, ist das unproblematisch und macht in manchen Anwendungsfällen durchaus Sinn.